新しいソフトウェアの採用

多くの医療提供者がデジタル変革を経験しています。アプリや SaaS システムによって記録の高速化、レポート作成の簡略化、アクセシビリティの強化が進むにつれて、紙や Excel スプレッドシートでいっぱいの巨大なバインダーは、非効率で時代遅れと見なされるようになってきています。

プロバイダーは、ベンダーデモの旅に乗り出すことから新しいソフトウェアを採用するプロセスを始める傾向があります。このプロセスでよくある間違いは、機能の機能に重点を置きすぎて、実装上の課題に十分目を向けていないことです。

社内で何かを開発しているのでなければ、ビジネスに完全に適合するように設計されたソフトウェアはありません。それどころか、これらのシステムは、できるだけ多くの異なる医療機関のニーズに対応できるように構築されています。そのため、選択したシステムに合うように既存のワークフローを調整する必要が生じる可能性が高くなります。

では、どうすれば確実に選択できますか 最高のケア管理ソフトウェア あなたのビジネスのためにそれをうまく実装していますか？ヒントをいくつかご紹介します。

ニーズを文書化し、ベンダーの提供内容と一致させる

新しいソフトウェアのポイントは、ワークフローを強化、強化、または簡素化することです。したがって、ベンダーと話す前に、このツールを使用するすべての個人、グループ、または部署と話し合うことが重要です。彼らが抱える課題はどこにあるのか聞いてみましょう。それらを改善するにはどうすればよいでしょうか？新しいシステムには何が必要なのか？実装中および実装後に、ベンダーからどの程度のサポートを受ける必要があるか?新しいシステムや実装のタイミングは、ベンダーにどのような影響を与えますか?

主要な関係者全員からフィードバックや質問を収集したら、ベンダーと共有したり参照したりできるニーズ文書を作成します。潜在的なベンダーと話す際の目標は、以下の点を決定することです。

• 現在のプロセスとワークフローを彼らのプラットフォームに適合させることはできますか？
• この新しいシステムややり方によって、私たちは業務目標に近づいたり、組織を改善したりできるでしょうか？

リサーチをしてください

これはちょっと当たり前のことです。しかし、時間の制約があるときにその重要性を軽視したり、スキップしたりする人がどれほど多いかに驚かれることでしょう。契約書に署名する前にデューデリジェンスを実施することで、長期的には時間と労力を大幅に節約できます。ベンダーを最終候補に絞り込んだら、そのベンダーに参考資料を求めてください。クライアントの経験から学ぶことは、潜在的な落とし穴を回避し、考慮していなかった問題点を特定するのに役立ちます。以下の質問のいくつかを尋ねてみるとよいでしょう。

• なぜこのシステムを選んだのですか？
• 投資にどの程度満足していますか？
• あなたのビジネスにとって、このシステムの長所と短所を教えてください。
• 問題が発生したとき、カスタマーサービスはどの程度役に立ち、タイムリーでしたか？
• もしそれをもう一度やり直さなければならなかったら、あなたは何を違ったやり方でしたでしょうか？
• 契約内容に予期せぬ請求や変更があったことはありますか？
• 参考になったことに対して、何らかの報酬が支払われていますか？

さらに、次のような検証済みの第三者レビュー担当者からの推薦状を探してください（つまり、ベンダーのWebサイトやソーシャルメディアで見つけたお客様の声だけを読まないでください）。 カプテラ または ソフトウェアに関するアドバイス。

プロジェクトチームを小規模に保つ

「キッチンに料理人が多すぎる」シナリオは避けてください。さまざまなチームの人が自分のアジェンダを持って集まると、役に立つというよりはむしろ害になることがあります。ソフトウェア実装チームは次のメンバーで構成する必要があります。

• IT マネージャー:インテグレーションと構成を理解しています。さらに、彼らはベンダーと緊密に連携しており、その関係をうまく把握していると思われます。
• 運用/トレーニングリーダー:この担当者は、組織の構造内でシステムの設計を構築する責任があり、システムを定期的に使用するチームを率いる可能性があります。
• テストしてフィードバックを提供するエンドユーザーの小グループ (従業員、サービスユーザーなど)

私たちの経験では、トレーニングリーダーがシステムの「チャンピオン」を確立すると、ほとんどのクライアントはかなり成功します。これらはどちらかというと技術に精通したケアスタッフで、ポイント・パーソンとして行動します。彼らは変更について全員に情報を提供し、最新の状態に保ち、新しいシステムへの適応に苦労しているスタッフを支援します。

導入を段階的に展開

最も単純でユーザーフレンドリーなシステムを手に入れることはできますが、それを実装しても自動的に全社的に採用されるわけではありません。スタッフを引きつけ、持続可能なエンゲージメントと採用を実現するための戦略的行動計画を作成することが不可欠です。「オールシステム運転」は、さまざまな理由で裏目に出る可能性があります。私たちは常に、クライアントにいくつかのワークフロー (ケアプランとタスク、またはアクティビティカレンダーと進捗メモなど) を選んで開始することを推奨しています。チームにこれらに慣れてもらいましょう。どれだけの時間を節約できているか、それがどれほど直感的かを彼らに味わってもらいましょう。次に、必要な機能がすべて揃うまで、より多くの機能をいつどのように展開するかを計画します。

効果的なコミュニケーション戦略の策定

新しいシステム導入は大変です。各部署やグループにはそれぞれ独自の目標があり、新しいソフトウェアはその目標達成に役立ちます。これにより、カスタマイズされたコミュニケーションが正当化されます。今後の予定をチームに伝える際には、目標に焦点を絞るような、ある程度のグループ固有のパーソナライゼーションを採用することを検討してください。ユーザーに受け入れてもらい、導入を成功させる方法は他にもいくつかあります。

• スタッフと率直に話し合い、変更の理由と、選択したベンダーを選んだ理由を説明してください。誰もが存在する問題を認識し、なぜ変化が必要だったのかを認識するようにしてください。
• モチベーションを高め、明確に伝えることで、ワクワク感と欲望を生み出しましょう ケアスタッフへのメリット。
• 説明責任を果たし、スタッフ間の団結を促すような具体的な目標を設定します（つまり、事務処理に費やす時間を毎日 1 人 1 時間削減するなど）。これにより、ソフトウェアがどのように役立っているかを示す具体的な証拠が得られます。
• さまざまなトレーニングイニシアチブ（オンラインセッション、セルフトレーニング製品ツアー、「ランチ＆ラーン」スタイルのワークショップ、ピアツーピアなど）を採用して、どのスタイルが特定のチームに最も共感できるかを確認してください。ここで学んだことは、実装以外にも役に立ちます。また、将来の新入社員の採用を成功させるためのヒントにもなります。

新しいシステムの実装は決して容易ではありませんが、上記の手順に従うことで移行が容易になります。