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ヘルスケアおよび社会福祉サービスを提供する事業者は、ケア管理システムを選択する際、非常に多くの選択肢の中から選ぶことができます。大規模な組織ではRFP（提案依頼書）の発行や入札を行う傾向がありますが、民間企業や小規模な事業者は、自社に最適な製品を自ら探し求めるのが一般的です。ケア事業者が今後も関連性を保ち、競争力を維持していくためには、いずれデジタル化の波に乗らなければなりません。しかし、ケア管理システムの選択は急ぐべきプロセスではありません。システムの切り替えには多大な手間が伴うため、ケアコミュニティにとって最適なシステムを慎重に検討し、選定するための事前の努力は、十分に価値のあるものです。
私たちは長年にわたりケア業界へソフトウェアを提供してきた経験から、ケア管理システムやケース管理システムを選定する際に「すべきこと」と「すべきでないこと」を学びました。
データをおろそかにするソフトウェアは購入しないこと
デジタルケア記録への投資において最も重要な理由の一つは、重要なデータポイントを追跡できる能力です。紙ベースのプロセスや、スプレッドシートへの手入力作業とは決別しましょう。 ケア管理ソフトウェアの分析機能 がもたらす力は目を見張るものがあります。サービス全体にわたる傾向を分析し、データをグラフ化できることは、経営層が十分な情報に基づいた意思決定を行い、改善が必要な箇所を特定するために不可欠です。さらに、オンデマンドのレポート機能により、管理者は規制当局、理事会、信託機関、クライアント、そしてその家族に対して、ケアの記録と証拠を提示することができます。レポート機能以外にも、システムからどのような情報をエクスポートできるか（例：請求用の訪問介護時間、差し込み印刷用の患者連絡先など）を確認しておくことが重要です。
試さずに購入しないこと
購入前に、介護スタッフが使用するシステムのあらゆる側面を実際に試せるようにしておくべきです。特に、月額サブスクリプションではなく年間契約を求められている場合はなおさらです。一部のシステムプロバイダーは無料トライアルを提供していますが、すべてのプロバイダーは、ユーザーが デモ 製品を必要なだけ試せるようにすべきです。営業担当者と話す際は、実際に操作を試せる専用のテストアカウントがあるかどうかを確認してください。
使いやすさの重要性を過小評価しないこと
すべてのケース管理システムプロバイダーは、スタッフの時間を節約できると主張しますが、インターフェースと使いやすさをしっかりと確認してください。学習障害を持つ人でも簡単に使いこなせるでしょうか？テクノロジーにあまり慣れていない年配のスタッフでも直感的に操作できるでしょうか？多くのオールインワン型ソリューションの問題点は、動作が重く、複雑な操作で溢れかえっていることです。あらゆるワークフローをデジタル化できる機能があったとしても、システムが使いにくければ、解決策どころか問題が増えるだけです。記録が漏れたり、誤った入力がなされたりする可能性が高まります。スタッフが新しいテクノロジーの使用に抵抗を示すかもしれません。どのような結果になるかは想像に難くないでしょう。
徹底的にリサーチすること
各ケア事業者は独自の運営方法と優先事項を持っています。同様に、多くの 電子ケア管理システム は、特定のケア環境に特化しています。例えば、臨床や病院のニーズを満たすためにEPR（電子患者記録）やEMR（電子医療記録）に重点を置いているシステムもあれば、居住型施設や成人向けデイケア施設向けに、エンゲージメント機能やケアプランを充実させているシステムもあります。 CapterraおよびSoftware Advice のようなサイトを活用すれば、候補リストを絞り込み、ユーザーレビューから貴重な洞察を得ることができます。その他にも、検討中のベンダーのウェブサイトを検索してブログの内容を確認したり、サポート体制のレベルを調べたり、公開されている事例研究があるかどうかを確認したりすることも有効です。
すべての関係者を巻き込むこと
ビジネスのためのケアソフトウェアを選択する際は、主要な意思決定者全員をプロセスに含めることで、成功を確実にしましょう。この変更によって誰が影響を受けるのでしょうか？彼らはすべての利点を理解し、把握しているでしょうか？ケアスタッフ、事務スタッフ、マネージャー、コーディネーターなど、システムを使用する可能性のあるすべての人の意見を求めてください。全員の合意を得られないまま進めると、不要なストレスが生じ、組織内での移行の有効性が損なわれる可能性があります。
カスタマイズ性を優先すること
状況は常に変化します。特に保健・社会福祉の分野では、その変化は顕著です。新型コロナウイルス感染症のパンデミックがもたらした変化を思い浮かべてみてください。新たなプロトコルやガイドライン、文書作成、テクノロジー、ワークフローなどが導入されました。CMS（ケア管理システム）を選ぶ際は、システムが柔軟に対応できるか、そして求めるレベルのカスタマイズが可能かどうかを確認することが重要です。例えば、独自のフォームや評価シートをデジタルで取り込み、入力することは可能でしょうか？また、システム内の項目、用語、色などをカスタマイズできるでしょうか？
必要なサポート体制が整っていることを確認する
ケア管理システムを選ぶことは、ベンダーとパートナー関係を結ぶことを意味します。この関係は相互に有益であるべきです。利用者が貴重なフィードバックを提供することで製品やサービスが向上し、その見返りとして、ベンダーは利用者が目標を達成し成果を改善できるよう強力なサポート体制を提供します。ソフトウェアベンダーと検討を進める際は、どのようなサポートが提供されるか（ヘルプ記事、動画ライブラリ、ライブチャット、メールによるヘルプデスクなど）を必ず確認してください。スタッフのオンボーディングやトレーニングは購入費用に含まれているのか、それとも追加費用が必要なのか。フィードバックや不具合報告の手順はどうなっているのか。また、やり取りを行う専任のプロジェクトマネージャーは配置されるのか、といった点も重要です。
