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介護事業者の間では、紙ベースのシステムからデジタル介護管理への移行が進んでいます。スマートフォンやタブレットなどのデジタルデバイスは、携帯性に優れているため、ケアの現場でその場での記録が可能です。その結果、ケアの記録業務において、効率性、正確性、そして説明責任が大幅に向上します。
電子ケア記録を導入すれば、複数の医療・介護スタッフが、異なる場所やデバイスから同時に記録にアクセスできるようになります。このアクセシビリティにより、時間の節約につながり、より多くの時間をケアの提供に充てることが可能になります。 パーソン・センタード・ケア（その人中心のケア）。さらに、システムはリアルタイムで更新されるため、関係者全員が常に最新かつ正確な情報を手元で確認できます。
成人向けデイケアや居住型介護施設におけるデジタルトランスフォーメーションには、多くの利点があります。しかし、モバイルデバイスのセキュリティと運用に関しては、考慮すべき重要な要素があります。介護施設でモバイル記録の導入を検討されている方は、以下のヒントや提案をぜひ参考にしてください。
接続環境の整備を最優先に
どれほど優れた介護管理システムや高性能なデバイスを導入しても、Wi-Fi接続が不安定であったり、モバイル通信の電波状況が悪かったりしては意味がありません。介護施設やサービス現場でのWi-Fiの範囲と速度を改善するために、以下の方法を試してみてください。
- Wi-Fi中継機の設置
- ホームメッシュWi-Fiシステムの導入
- Wi-Fiホットスポット機能付きモバイルデータプランの利用
会社支給のデバイスを使用する
スタッフに会社支給のデバイスを提供するには、多額の費用がかかる場合があります。そのため、多くの介護事業者は、スタッフに専用の介護アプリをダウンロードさせ、個人のモバイルデバイスを使用してもらう方法を選択しています。確かに利便性が高くコスト効率も良いですが、このアプローチには以下のような欠点があります。
- 個人のメッセージ、通話、アプリの通知が、スタッフの業務への集中を妨げる可能性があります。そもそも業務中のスマホ利用が許可されている場合、勤務時間中に私的な目的でデバイスを使用したいという誘惑はさらに強くなります。
- 入居者やサービス利用者は、スタッフが頻繁にスマホを操作している姿を見て、不快感を抱くかもしれません。
- スタッフのデバイスが紛失、盗難、破損した場合、業務遂行に支障をきたします。
- 使用するアプリケーションには、動作に必要な技術仕様があります。スタッフが所有するすべての個人デバイスが、それらの要件を満たしているという保証はありません。
とはいえ、訪問介護、共同生活援助（グループホーム）、短期入所サービスなど、リモートで働くスタッフが多い環境では、個人デバイスの利用がうまく機能することもよくあります。
介護ソフトウェアプロバイダーの中には、ハードウェアを提供しているところもあれば、推奨事項を提示するだけで、予算に合わせて自由にデバイスを選べるようにしているところもあります。会社支給デバイスの利点は以下の通りです。
- デバイスを「キオスクモード」に固定することで、スタッフが許可されたアプリケーションのみにアクセスできるように制限できます。
- すべてのデバイスに同じ色のケースを装着することも可能です。「紫色のケースのデバイスを使用しているときは、ケア情報を記録中です」といった掲示をすることで、訪問者や入居者に、スタッフが仕事を怠けているわけではないことを明確に伝えることができます。
- 事業者がデバイスのセキュリティ、保護、充電、技術仕様、および デバイスの清掃。
- デバイスは複数のスタッフで共有可能です。
- 指定のアクセスポイントを設置することもできます。例えば、廊下や居室の壁にタブレットを固定して使用するケースなどがこれに該当します。
頑丈なケースの購入
スマートフォンやタブレットの交換・修理には多額の費用がかかります。保険に加入していても、デバイスが手元に戻るまでに数日から数週間かかる場合があります。さらに、代替機がない場合、スタッフの業務遂行に支障をきたす恐れがあります。
優れた保護性能を持つケースに投資することは、長期的にはコスト削減につながります。衝撃を吸収するゲル、シリコン、ゴム素材のケースや、液体こぼれを防ぐカバーの使用をお勧めします。
強力なパスワード保護の設定
デバイスには機密情報を含むシステムが搭載されるため、高い水準でパスワード保護を行うことが不可欠です。残念ながらデータ漏洩は発生し得ますし、デバイスの紛失や盗難のリスクもあります。こうした事態は、貴社の事業に深刻な影響を及ぼす可能性があります。
パスワードの複雑さや有効期限に関するルールは、管理者が設定する必要があります。例えば、すべてのデバイスとユーザーに対し、英数字と記号を組み合わせた8文字以上のパスワードを義務付けることができます。また、4か月ごとにパスワードを変更するよう設定することも可能です。
