紙ベースの記録に別れを告げるべき12の理由

StoriiCareの創業時、私たちの目標はパーソン・センタード・ケア（人間中心のケア）を実現するソフトウェアのゴールドスタンダードを確立することでした。紙ベースの記録から電子的なケア管理へ移行するには、介護スタッフにとって直感的で理解しやすく、操作が容易なシステムでなければならないと確信していました。そうでなければ、移行の効果は失われ、事業者は投資に見合う成果を得られなくなってしまうからです。そのため、私たちは居住型介護施設のクライアントと緊密に連携し、フィードバックに耳を傾けながらケア管理ソフトウェアを開発してきました。StoriiCareが長年にわたり成長し、4大陸7カ国の介護事業者に導入されていることを大変嬉しく思います。現在、私たちは以下のような施設を支援しています。成人向けデイサービス、住宅協会、訪問介護事業者、そして介護付き住宅施設など、世界中の施設を支援しています。

介護事業者がデジタルトランスフォーメーション（DX）に取り組むべき理由は、今日これまで以上に重要性を増しています。紙ベースの記録に別れを告げ、ケア管理ソフトウェアを導入すべき12の理由をご紹介します。

HIPAA/GDPRコンプライアンスを容易に実現

データプライバシーやセキュリティに関する懸念は珍しいことではありません。しかし、デジタルケア管理システムは非常に安全であり、一般的に紙ベースの記録管理よりもリスクが低くなります。StoriiCareのシステムはGDPRおよびHIPAAに準拠しています。さらに、SOC 2認証も取得しています（SOC 2とは、貴社の利益とサービス利用者のプライバシーを保護するために、当社のサービスがデータを安全に管理していることを保証する監査手順です）。私たちは最新の規制を常に把握し、業界基準とセキュリティ要件を満たす最高品質のシステムを提供することに尽力しています。

情報の集約による効率化

情報を記録・保存すると、その情報は居住者やサービス利用者に紐付いて保存されます。アセスメント、メモ、文書、タスク、成果、測定値、スケジュールなどがすべて一箇所に集約されます。適切な書類を探すためにバインダーやフォルダーをめくる必要はありません。正しい場所に保存されているかを確認するために、複数のシステムを行き来する必要もありません。判読困難な手書き文字に悩まされることもありません。スタッフは、ボタンを数回クリックするだけで、アクセスしやすい専用機能から居住者やサービス利用者に関する必要な情報をすべて把握できます。

分析とレポートへのアクセス

スプレッドシートへの手入力、データの計算、報告書の作成などは、多くの時間と労力を要します。StoriiCareを導入すれば、助成金や資金調達の提案、規制当局や家族への情報提供、組織のデータに基づいた意思決定などに活用できる数十種類の自動レポートに即座にアクセスできます。介護事業者は、これまで手元になかった情報にアクセスできるようになります。そのデータは非常に価値があり、提供するケアの質を大幅に向上させる一助となります。

無駄を減らし、備品コストを削減

1年間で見ると、ホッチキス、コピー用紙、インク、付箋、バインダー、フォルダーなどの備品コストは積み重なると大きな額になります。また、これらは不要な廃棄物を生み出し、在庫管理、追加発注、機密書類の破棄、補充にかかる時間は、他の業務に充てることが可能です。介護事業者には、環境保護のために廃棄物を減らし、カーボンフットプリントを削減するよう、ますます強い圧力がかかっています。ケア管理ソフトウェアの利用は、環境に配慮した職場づくりという目標を達成するための迅速な手段となります。

即時のコラボレーションを実現

StoriiCare上で行われたアクションはリアルタイムで可視化され、最新の更新情報にいつでもアクセスできます。つまり、スタッフは常に居住者やサービス利用者に関する最新情報を把握し、最適なケアを提供できるということです。メッセージ機能やスタッフ掲示板などの機能により、チームはプラットフォームを通じて簡単にコミュニケーションや連携を図ることができます。スタッフがStoriiCareを携帯端末やワークステーションで利用できれば、管理者が全員を同じ部屋に集めたり、誰かの作業を中断させて重要な連絡やタスクの割り当てを行ったりする必要はありません。

スペースの有効活用

ある事例研究あるクライアントへのインタビューで、StoriiCareを導入した意外なメリットとして、スタッフの休憩室が整理され、よりリラックスできる環境になったというお話を伺いました。テーブルに積み上げられたチャートや、収納スペースを占領していたファイルキャビネットはもうありません。あまり意識されないかもしれませんが、ケアプラン、アセスメント、入居者様の記録などの物理的な書類は、部屋全体を埋め尽くしてしまうこともあります。それらの情報をデジタル化して安全に保存すれば、スペースが解放され、別の用途に活用できるようになります。

時間の節約

2018年のクライアントフィードバック調査によると、StoriiCareの導入により、従業員1人あたり週平均6時間の事務作業時間を削減できたことがわかりました。この浮いた時間は、入居者様やサービス利用者様のケアに充てられています。デモをご希望されるクライアントの多くが、デジタル化の動機として「時間のかかる業務の削減」を挙げています。ケア管理システムを導入することで、特定のタスクや手順が不要になり、ケアプラン作成の効率化や、情報アクセスの円滑化が実現します。スタッフが昼休みや勤務時間外に事務作業をする必要は、もうありません。

競争力と市場価値の維持

財務状況やその他の理由で、ケア管理ソフトウェアの導入を検討できない場合もあるでしょう。しかし、あらゆるビジネスが何らかの形で業務のデジタル化を進めています。切り替えを先延ばしにするほど、市場での競争から取り残されるリスクが高まります。入居希望者やそのご家族は、施設がアプリやFacebookグループ、あるいは家族用ポータルサイトを備え、スマートフォンやパソコンから大切な方の状況を把握できることを期待するようになっています。今やデジタル化は、「先進的」「革新的」「最先端」といったイメージと結びつくのが一般的です。

説明責任の強化

StoriiCareを導入すれば、管理者はスタッフの分析データを閲覧し、システムに記録されたすべての情報を即座に把握できます。管理ダッシュボードから、フラグが立てられたメモ、期限を過ぎたタスクや成果、未処理のインシデントや事故報告などを確認可能です。このような即時的な洞察とフォローアップは、紙ベースのシステムでは到底不可能です。

リモートワークへの対応

訪問介護事業者向けに、StoriiCareにはオフラインで動作し、Wi-Fiやモバイル通信に接続されると自動的にシステムと同期する専用アプリがあります。さらに、管理者は自宅からStoriiCareにログインし、いつでも必要な情報にアクセスできるため、病院や医師への報告のためにわざわざ出社したり、電話で確認したりする必要がありません。デジタルケア管理システムは、何らかの理由でスタッフが自宅や外出先から業務を行う必要がある場合でも、効率的な管理を容易にします。

即時アラートによる適切なフォローアップ

「A」が起きたら「B」を実行するというワークフローを設定できると想像してみてください。例えば、インシデントや事故報告が完了すると特定の3名にメールが送信される、あるいは入居者様の血圧が一定の数値を下回ると担当者にプッシュ通知が届くといった設定です。このような即時アップデートにより、より質の高いケアと迅速なフォローアップが可能になります。

ご家族との信頼関係構築

StoriiCareには、専用の家族用ポータルおよびアプリは、ご家族やご友人と、施設でケアを受けている大切な方をつなぎます。さらに、入居者様やサービス利用者様ご自身がアカウントを作成し、安全なオンラインプロフィールに情報を投稿することも可能です。コミュニティの最新情報やスタッフからのメッセージを確認したり、大切な方が参加したイベントやアクティビティの様子を見たりすることができます。また、写真や動画アルバムの閲覧・投稿、音楽プレイリストの作成、ライフストーリーに関する質問への回答、イベントへの出欠回答なども可能です。これらは、ご家族との信頼関係を迅速に築き、安心感を提供するために大きく貢献します。

デジタル化の準備はよろしいですか？

ケアやサポートサービスを提供されている方は、ぜひデモをご予約ください。弊社のフレンドリーなチームメンバーが、貴社の事業について詳しくお伺いし、StoriiCareが貴社の目標達成に適しているかどうかをご案内いたします。