Adoção de novos softwares

Muitos prestadores de cuidados estão passando por transformações digitais. Fichários gigantes cheios de papéis e planilhas do Excel são cada vez mais vistos como ineficientes e desatualizados, pois os aplicativos e os sistemas SaaS tornam a gravação mais rápida, os relatórios mais fáceis e a acessibilidade mais poderosa.

Os fornecedores tendem a iniciar o processo de adoção de novos softwares embarcando na jornada de demonstrações de fornecedores. Aqui está um erro comum cometido nesse processo: focar demais na funcionalidade dos recursos e não nos desafios de implementação.

A menos que você esteja desenvolvendo algo internamente, nenhum software foi projetado para se adequar perfeitamente à sua empresa. Pelo contrário, esses sistemas são construídos para acomodar as necessidades do maior número possível de organizações assistenciais diferentes. Portanto, é muito provável que você precise ajustar seus fluxos de trabalho existentes para se adequar ao sistema escolhido.

Então, como você pode garantir que você escolha o melhor software de gerenciamento de cuidados para sua empresa e implementá-la com sucesso? Aqui estão algumas dicas:

Documente suas necessidades e combine-as com o que o fornecedor oferece

O objetivo do novo software é solidificar, aprimorar ou simplificar os fluxos de trabalho. Portanto, é fundamental que, antes de falar com os fornecedores, você envolva cada indivíduo, grupo ou departamento que usará essa ferramenta. Pergunte a eles onde estão seus pontos problemáticos. O que os tornaria melhores? O que eles precisam de um novo sistema? Que nível de suporte eles precisarão de um fornecedor durante e após a implementação? Como um novo sistema e o momento da implementação os afetariam?

Depois de reunir feedback e perguntas de todas as principais partes interessadas, crie um documento de necessidades que você possa compartilhar e consultar com os fornecedores. Ao falar com fornecedores em potencial, sua meta deve ser determinar o seguinte:

• Nossos processos e fluxos de trabalho atuais podem ser adaptados à sua plataforma?
• Esse novo sistema e a maneira de fazer as coisas nos aproximarão de nossas metas operacionais e/ou melhorarão nossa organização?

Faça sua pesquisa

Isso é um pouco óbvio. No entanto, você ficaria surpreso com quantas pessoas menosprezam sua importância ou a ignoram quando há restrições de tempo. Realizar a devida diligência antes de assinar um contrato pode economizar muito tempo e dor a longo prazo. Depois de restringir seus fornecedores a alguns concorrentes finais, peça referências a eles. Aprender com as experiências de seus clientes pode ajudá-lo a evitar possíveis armadilhas e identificar pontos problemáticos que você não considerou. É uma boa ideia fazer algumas dessas perguntas:

• Por que você escolheu esse sistema?
• Quão satisfeito você está com seu investimento?
• Quais são alguns dos prós e contras desse sistema para sua empresa?
• Quão útil e oportuno tem sido o atendimento ao cliente quando você teve um problema?
• O que você teria feito de diferente se tivesse que fazer isso de novo?
• Já houve alguma cobrança ou alteração inesperada em seu contrato?
• Você está sendo compensado de alguma forma por atuar como referência?

Além disso, busque depoimentos de revisores terceirizados verificados (ou seja, não leia apenas os depoimentos que você encontra no site ou nas redes sociais do fornecedor), como Capterra ou Aconselhamento de software.

Mantenha sua equipe de projeto pequena

Evite o cenário de “muitos cozinheiros na cozinha”. Quando você reúne muitas pessoas de equipes diferentes com suas próprias agendas, isso pode ser mais prejudicial do que útil. Sua equipe de implementação de software deve consistir em:

• Gerente de TI: eles entendem de integrações e configurações. Além disso, eles provavelmente estão trabalhando em estreita colaboração com o fornecedor e têm um bom controle sobre esse relacionamento.
• Líder operacional/de treinamento: essa pessoa é responsável por criar o design do sistema dentro da estrutura da sua organização e provavelmente lidera a equipe que usará o sistema regularmente.
• Um pequeno grupo de usuários finais (ou seja, funcionários, usuários do serviço) que testarão e fornecerão feedback

Em nossa experiência, a maioria dos clientes tem muito sucesso quando o líder de treinamento estabelece os “campeões” do sistema. São funcionários de atendimento com bastante experiência em tecnologia que atuam como consultores. Eles mantêm todos informados e atualizados sobre as mudanças e ajudam a equipe que está com dificuldades para se adaptar ao novo sistema.

Implemente a implementação em fases

Você pode ter o sistema mais simples e fácil de usar em suas mãos, mas isso não significa que implementá-lo levará automaticamente à adoção em toda a empresa. É imperativo que você crie um plano de ação estratégico para conquistar sua equipe, criando engajamento e adoção sustentáveis. “Todos os sistemas funcionam” pode sair pela culatra por uma infinidade de razões. Sempre incentivamos nossos clientes a escolher alguns fluxos de trabalho (por exemplo, planos e tarefas de cuidados ou calendário de atividades e notas de progresso) com os quais você começa. Deixe sua equipe confortável com eles. Deixe que eles tenham uma ideia de quanto tempo estão economizando e de como é intuitivo. Em seguida, tenha um plano de como e quando lançar mais recursos até que todas as funcionalidades desejadas estejam prontas.

Desenvolva uma estratégia de comunicação eficaz

A implementação de um novo sistema é muito importante. É provável que cada departamento ou grupo tenha seus próprios objetivos exclusivos que o novo software os ajudará a alcançar. Isso justifica uma comunicação personalizada. Ao informar as equipes sobre o que está por vir, considere adotar algum nível de personalização específica para cada grupo, em que você se concentrem em suas metas. Aqui estão algumas outras maneiras de gerar a adoção do usuário e uma implementação bem-sucedida:

• Seja franco com a equipe, explicando o motivo da mudança e por que você escolheu o fornecedor escolhido. Garanta que todos reconheçam os problemas existentes e saibam por que a mudança foi necessária.
• Crie entusiasmo e desejo incentivando e comunicando claramente o benefícios para a equipe de atendimento.
• Estabeleça metas específicas que criem responsabilidade e união entre sua equipe (ou seja, reduza o tempo gasto com a papelada em 1 hora por pessoa, todos os dias). Isso fornece evidências tangíveis de como o software está ajudando.
• Empregue uma variedade de iniciativas de treinamento (sessões on-line, tours de produtos de autotreinamento, um workshop no estilo “Lunch & Learn”, peer-to-peer, etc.) para ver qual estilo combina mais com equipes específicas. O que você aprender com isso o ajudará além da implementação. Ele também pode informar como sustentar a adoção bem-sucedida de futuras contratações!

A implementação de um novo sistema nunca é fácil, mas seguir as etapas descritas acima pode ajudar a facilitar a transição.