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Prestadores de serviços de saúde e assistência social têm um mercado robusto de opções para escolher quando se trata de sistemas de gestão de cuidados. Enquanto organizações maiores tendem a publicar um RFP ou abrir licitação para aquisição, empresas privadas e menores costumam buscar por conta própria a melhor solução para suas necessidades. Os prestadores de cuidados terão que ingressar no mundo digital eventualmente se quiserem permanecer relevantes e competitivos. No entanto, escolher um sistema de gestão de cuidados não é um processo que deva ser apressado. Há um transtorno significativo associado à troca de sistemas. Portanto, vale muito a pena o esforço inicial de considerar cuidadosamente e escolher a melhor opção para sua comunidade de cuidados.
Com anos de experiência fornecendo software para o setor de cuidados, aprendemos algumas coisas sobre o que fazer e o que não fazer ao selecionar um sistema de gestão de cuidados ou de gestão de casos.
NÃO compre um software que ignore os dados
Um dos maiores motivos para investir no registro digital de cuidados é a capacidade de rastrear pontos de dados importantes. Diga adeus aos processos baseados em papel e à entrada manual de dados em planilhas. O poder da análise de software de gestão de cuidados é algo impressionante. Ser capaz de analisar tendências e mapear dados entre serviços é essencial para permitir que a alta gestão tome decisões informadas e identifique onde melhorias precisam ser feitas. Além disso, relatórios sob demanda permitem que a gestão documente e comprove seus cuidados para órgãos reguladores, conselhos, fundos, clientes e suas famílias. Além dos relatórios, é importante perguntar quais informações podem ser exportadas do sistema (por exemplo, horas de visita de cuidados domiciliares para faturamento, detalhes de contato de pacientes para mala direta, etc.).
NÃO compre antes de testar
Você deve ser capaz de explorar todos os aspectos do sistema voltados para o cuidador antes de comprar. Especialmente nos casos em que lhe pedem para assinar um contrato anual em vez de uma assinatura mensal. Alguns fornecedores de sistemas oferecem testes gratuitos, mas todos deveriam permitir que você demonstração experimente o produto deles quantas vezes for necessário. Ao falar com um representante de vendas, pergunte se existe uma conta de teste dedicada na qual você possa passar algum tempo.
NÃO subestime a importância da facilidade de uso
Todo fornecedor de sistema de gestão de casos dirá que economizará o tempo da sua equipe, mas dê uma boa olhada na interface e na facilidade de uso. É algo que alguém com dificuldade de aprendizado conseguiria aprender facilmente? Funcionários mais velhos que não estão tão familiarizados com a tecnologia acharão intuitivo? O problema com muitas dessas soluções "tudo em um" é que elas são desajeitadas e sobrecarregadas com operações complexas. Elas podem ser capazes de realizar todos os fluxos de trabalho imagináveis digitalmente, mas se o sistema não for simples de usar, só causará mais problemas do que soluções. É provável que a documentação seja esquecida ou inserida incorretamente. A equipe pode resistir ao uso dessa nova tecnologia. Você entendeu a ideia.
FAÇA muita pesquisa
Cada prestador de cuidados tem sua própria maneira de operar e um conjunto único de prioridades operacionais. Da mesma forma, muitos sistemas eletrônicos de gestão de cuidados atendem a certos tipos de ambientes de cuidados em detrimento de outros. Por exemplo, alguns sistemas focam fortemente em PEPs e prontuários eletrônicos, dedicados a atender às necessidades de ambientes clínicos e hospitalares. Outros podem incluir muitos recursos de engajamento e planos de cuidados para ambientes residenciais ou de cuidados diurnos para adultos. Usar sites como Capterra e Software Advice pode ajudá-lo a restringir sua lista de opções e obter informações valiosas a partir de avaliações de usuários. Outras tarefas úteis podem incluir pesquisar nos sites de potenciais fornecedores para ver como é o conteúdo do blog deles, qual nível de suporte é oferecido ou se eles possuem estudos de caso publicados.
FAÇA a inclusão de todas as partes interessadas
Garanta o sucesso ao escolher um software de cuidados para sua empresa incluindo todos os principais tomadores de decisão no processo. Quem será afetado por essa mudança? Eles entendem e conhecem todos os benefícios? Busque as opiniões da equipe de cuidados, equipe administrativa, gerentes, coordenadores ou qualquer pessoa que usará o sistema. Falhar em obter o apoio de todos pode resultar em estresse desnecessário e prejudicar a eficácia da transição internamente.
FAÇA da personalização uma prioridade
As coisas mudam. No setor de saúde e assistência social, elas mudam muito. Basta pensar no quanto mudou com a pandemia de COVID-19. Ela trouxe novos protocolos e diretrizes, novas documentações, novas tecnologias, novos fluxos de trabalho e muito mais. Quando se trata de um sistema de gestão de cuidados (CMS), você precisa ter certeza de que seu sistema é adaptável e que você está obtendo o nível de personalização desejado. Por exemplo, você pode importar e preencher seus próprios formulários e avaliações digitalmente? Você pode personalizar campos, terminologia ou cores no sistema?
GARANTA que você tenha o nível de suporte de que precisa
Ao escolher um sistema de gestão de cuidados, você inicia um relacionamento com o fornecedor. Esse relacionamento deve ser mutuamente benéfico; você fornece um feedback valioso que melhora o produto e o serviço deles. Em contrapartida, eles fornecem um sistema de suporte robusto para que você alcance seus objetivos e melhore os resultados. Ao conversar com fornecedores de software, certifique-se de perguntar quais tipos de suporte eles oferecem (artigos de ajuda, biblioteca de vídeos, chat ao vivo, central de ajuda por e-mail). Eles oferecem integração e treinamento da equipe como parte da sua compra ou há um custo adicional? Qual é o processo para enviar feedback ou relatórios de erros? Você tem um gerente de projeto dedicado para se comunicar?
