A maioria dos centros-dia para idosos que ainda usa registros de administração de medicamentos (MAR) em papel não evita o eMAR por gostar do papel. Eles evitam a transição em si: a entrada de dados, o retreinamento e o receio de cometer erros durante o processo.

Esse receio é compreensível, mas a mudança é mais simples do que parece se for planejada em etapas. Este guia mostra como fazer isso, desde a organização dos seus registros em papel até o primeiro dia de operação total.

Por que os centros-dia para idosos estão fazendo a transição

A administração de medicamentos em centros-dia é diferente do cuidado residencial. Os participantes chegam e saem em horários variados; alguns frequentam dois dias por semana e outros cinco, e as doses do meio do dia muitas vezes coincidem com atividades, refeições e transporte. Isso facilita que uma dose passe despercebida e torna difícil provar posteriormente que ela foi administrada.

Um eMAR resolve os problemas fundamentais do papel. A equipe vê o que está pendente, o que está por vir e o que está atrasado sem precisar verificar cada prontuário. Cada administração recebe um registro de data e hora e é vinculada ao funcionário responsável. Recusas e doses perdidas são registradas claramente, em vez de deixadas como um campo em branco. E quando um auditor, familiar ou médico solicita registros, você os exporta em vez de tirar fotocópias.

Passo 1: Organize seus registros em papel primeiro

Não migre uma bagunça. Antes de inserir qualquer coisa no sistema, reúna todos os MARs em papel ativos e compare-os com as prescrições médicas ou registros da farmácia mais recentes.

Para cada participante, confirme o nome do medicamento, forma farmacêutica, dosagem, via, horário e data de início. Identifique qualquer item descontinuado, instruções pouco claras e todos os medicamentos PRN (conforme necessário), juntamente com suas condições de uso. Verifique se as alergias e diagnósticos no arquivo estão atualizados, pois eles aparecerão no eMAR e nos MARs exportados.

Este também é um bom momento para identificar participantes cujas listas de medicamentos não são revisadas há algum tempo. Trate a migração como uma reconciliação medicamentosa, não apenas como uma tarefa de entrada de dados.

Passo 2: Configure suas definições antes de inserir qualquer dado

No StoriiCare, as configurações do eMAR ficam em Medical Info > Medication no perfil de qualquer participante. Abra a engrenagem de configurações e certifique-se de que o agendamento de tarefas do eMAR esteja ativado.

Algumas decisões a tomar de antemão: se novos medicamentos devem ser definidos como agendados ou PRN por padrão (você pode alterar isso por medicamento), se deseja exibir etiquetas de medicamentos no PDF do MAR e quais detalhes do participante aparecem no painel do eMAR. A maioria dos centros escolhe nome, data de nascimento, diagnósticos e alergias.

Também é uma boa prática revisar as permissões da equipe. Qualquer pessoa que administre medicamentos precisa de, no mínimo, acesso de Adicionar/Salvar ao eMAR, e qualquer pessoa que gere relatórios precisa de acesso a Exportações.

Passo 3: Insira os medicamentos com cuidado

Esta é a etapa que exige mais atenção, pois, uma vez que um medicamento é salvo no StoriiCare, apenas sua data de término e notas de gerenciamento podem ser alteradas. 

Para cada medicamento, insira o nome, forma farmacêutica, quantidade e unidade, e a data de início da administração. Em seguida, adicione o cronograma, incluindo um horário para cada dose diária. Inclua como administrar e quaisquer notas específicas do participante. A equipe dependerá dessas informações no momento do cuidado.

Se você já possui medicamentos no StoriiCare de antes de começar a usar o eMAR, pode copiar cada um para uma nova entrada habilitada para eMAR e marcar a versão antiga como histórica. Quantidade, dosagem, frequência e cronograma precisam ser reinseridos ao fazer isso.

Uma dica prática: peça para uma pessoa inserir os dados e uma segunda pessoa conferir com o registro em papel antes de salvar. Demora mais, mas é muito mais rápido do que corrigir erros posteriormente.

Passo 4: Decida se deseja rastrear o estoque

O rastreamento de estoque é opcional, mas vale a pena considerar, especialmente para substâncias controladas ou participantes cujas famílias fornecem a medicação. Com o recurso de estoque do StoriiCare, você pode adicionar um lote com sua contagem total de doses e, cada vez que a equipe concluir uma tarefa do eMAR, eles selecionam o lote e confirmam quantas doses foram usadas. A contagem é atualizada automaticamente.

Se optar por utilizar o inventário, configure os lotes antes que a equipe comece a realizar as tarefas.

Passo 5: Treine a equipe no fluxo de trabalho diário

A rotina diária é simples, e esse é o objetivo. A equipe abre o painel do eMAR para ver quem tem medicação pendente hoje, o que está por vir e o que está atrasado. Eles clicam no participante, localizam a medicação e marcam como administrada.

Alguns pontos a abordar no treinamento:

• Medicações SOS (PRN) são adicionadas conforme a necessidade através do botão Adicionar PRN, sendo então concluídas ou agendadas para um membro específico da equipe.
• Marque doses recusadas ou perdidas com um X, e a equipe deve adicionar uma observação explicando o motivo (recusou, saiu mais cedo, etc.). Isso aparece como um X no MAR impresso, o que é muito mais claro do que uma caixa vazia.
• Administrações atrasadas aparecem como "Concluído após o prazo", e a trilha de auditoria registra o horário exato em que a tarefa foi marcada como concluída.
• Adicione observações a qualquer tarefa para registrar efeitos colaterais ou qualquer ocorrência incomum.

Mantenha o treinamento curto e prático. A equipe aprende mais rápido realizando uma rodada real de medicação com alguém ao lado do que assistindo a uma apresentação de slides.

Passo 6: Utilize o papel e o eMAR simultaneamente e, em seguida, faça a transição

Durante a primeira ou segunda semana, considere manter ambos os sistemas em paralelo. Isso oferece uma rede de segurança para a equipe e permite comparar os registros para identificar erros de configuração antes de eliminar o papel.

Defina uma data firme para a transição e cumpra-a. Manter ambos os sistemas indefinidamente dobra a carga de trabalho e gera confusão sobre qual registro é o oficial. Após a mudança, arquive seus MARs em papel de acordo com os requisitos de retenção do seu estado.

Passo 7: Utilize os dados que você agora possui

Assim que estiver operando, o painel diário oferece uma visão que o papel jamais poderia proporcionar: quantas das tarefas de hoje estão concluídas e quantas foram feitas no prazo, estão atrasadas ou incompletas. Você pode identificar padrões entre os participantes, localizar funcionários que precisam de suporte e resolver problemas no mesmo dia.

Quando precisar de registros, exporte o MAR de um único participante a partir do perfil dele ou realize uma exportação em massa de MARs para um grupo e período. As iniciais da equipe são preenchidas automaticamente no PDF, eliminando a necessidade de reconstruir registros manualmente antes de uma inspeção.

Armadilhas comuns a evitar

• Pressa na inserção de dados. A maioria dos problemas com eMAR tem origem na configuração, não no uso diário.
• Ignorar a reconciliação. Migrar pedidos desatualizados apenas digitaliza erros antigos.
• Deixar as regras de PRN vagas. A equipe precisa de instruções claras sobre quando um medicamento sob demanda é apropriado.
• Sem data de transição. A operação em paralelo deve ser temporária.
• Esquecer a Folha de Rosto. Os MARs extraem os detalhes do participante a partir dela, portanto, certifique-se de que esteja precisa.

Pronto para fazer a mudança?

Mudar do papel para o eMAR não é exatamente um projeto de tecnologia. É uma oportunidade de organizar seus registros de medicação, otimizar seus processos e dar à sua equipe uma preocupação a menos durante um dia agitado.

Se você é um cliente StoriiCare, nossa equipe de suporte pode ajudar a planejar sua migração. Envie um e-mail para support@storii.com ou entre em contato pelo Chat ao Vivo. Ainda não usa o StoriiCare? Agende uma demonstração para ver como o eMAR se encaixa no dia a dia do seu centro.

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