Adopción de un nuevo software

Muchos proveedores de atención están atravesando transformaciones digitales. Las carpetas gigantes repletas de papeles y hojas de cálculo de Excel se consideran cada vez más ineficientes y anticuadas, ya que las aplicaciones y los sistemas SaaS agilizan la grabación, facilitan la presentación de informes y aumentan la accesibilidad.

Los proveedores tienden a iniciar el proceso de adopción de un nuevo software embarcándose en el camino de las demostraciones de los proveedores. Este es un error común que se comete en este proceso: centrarse demasiado en la funcionalidad de las funciones y no lo suficiente en los desafíos de implementación.

A menos que esté desarrollando algo internamente, ningún software está diseñado para adaptarse perfectamente a su negocio. Por el contrario, estos sistemas están diseñados para satisfacer las necesidades del mayor número posible de organizaciones asistenciales diferentes. Por lo tanto, es muy probable que necesite ajustar sus flujos de trabajo actuales para que se ajusten al sistema que elija.

Entonces, ¿cómo puede asegurarse de elegir el el mejor software de gestión de la atención para su negocio e implementarlo con éxito? Estos son algunos consejos:

Documente sus necesidades y combínelas con lo que ofrece el proveedor

El objetivo del nuevo software es solidificar, mejorar o simplificar los flujos de trabajo. Por lo tanto, es crucial que, antes de hablar con los proveedores, involucre a todas las personas, grupos o departamentos que utilizarán esta herramienta. Pregúnteles dónde están sus puntos débiles. ¿Qué los mejoraría? ¿Qué necesitan de un nuevo sistema? ¿Qué nivel de soporte necesitarán de un proveedor durante y después de la implementación? ¿Cómo les afectaría un nuevo sistema y el calendario de implementación?

Una vez que hayas recopilado los comentarios y las preguntas de todas las partes interesadas clave, crea un documento de necesidades que puedas compartir y consultar con los proveedores. Cuando hables con posibles proveedores, tu objetivo debe ser determinar lo siguiente:

• ¿Se pueden adaptar nuestros procesos y flujos de trabajo actuales a su plataforma?
• ¿Este nuevo sistema y forma de hacer las cosas nos acercará a nuestros objetivos operativos y/o mejorará nuestra organización?

Haga su investigación

Esto es un poco obvio. Sin embargo, te sorprendería saber cuántas personas subestiman su importancia o la omiten cuando hay limitaciones de tiempo. Llevar a cabo la debida diligencia antes de firmar un contrato puede ahorrar mucho tiempo y esfuerzo a largo plazo. Una vez que haya reducido sus proveedores a algunos de los candidatos finales, pídales referencias. Aprender de las experiencias de sus clientes puede ayudarte a evitar posibles dificultades e identificar los puntos débiles que no habías considerado. Es una buena idea hacer algunas de estas preguntas:

• ¿Por qué eligió este sistema?
• ¿Qué tan satisfecho está con su inversión?
• ¿Cuáles son algunas de las ventajas y desventajas de este sistema para su empresa?
• ¿Qué tan útil y oportuno ha sido el servicio de atención al cliente cuando has tenido un problema?
• ¿Qué habrías hecho de forma diferente si tuvieras que hacerlo de nuevo?
• ¿Alguna vez se han producido cargos o cambios inesperados en su contrato?
• ¿Se le compensa de alguna manera por actuar como referencia?

Además, busca testimonios de revisores externos verificados (es decir, no te limites a leer los testimonios que encuentres en el sitio web del proveedor o en las redes sociales), como Capterra o Asesoramiento sobre software.

Mantenga su equipo de proyecto pequeño

Evite el escenario de «demasiados cocineros en la cocina». Cuando juntas a demasiadas personas de diferentes equipos con sus propias agendas, puede ser más perjudicial que útil. Su equipo de implementación de software debe estar compuesto por:

• Un administrador de TI: entiende las integraciones y las configuraciones. Además, es probable que hayan estado trabajando en estrecha colaboración con el proveedor y que tengan un buen manejo de esa relación.
• Un líder operativo/de capacitación: esta persona es responsable de desarrollar el diseño del sistema dentro de la estructura de su organización y probablemente dirija el equipo que usará el sistema con regularidad.
• Un pequeño grupo de usuarios finales (es decir, empleados, usuarios del servicio) que realizarán pruebas y proporcionarán comentarios

Según nuestra experiencia, la mayoría de los clientes tienen bastante éxito cuando el líder de entrenamiento establece los «campeones» del sistema. Se trata de personal asistencial bastante conocedor de la tecnología que actúa como personas clave. Mantienen a todos informados y actualizados sobre los cambios y ayudan al personal que tiene dificultades para adaptarse al nuevo sistema.

Implemente la implementación en fases

Puede tener en sus manos el sistema más sencillo y fácil de usar, pero eso no significa que su implementación conduzca automáticamente a la adopción en toda la empresa. Es imperativo que cree un plan de acción estratégico para ganarse a su personal, creando un compromiso y una adopción sostenibles. «Todos los sistemas funcionan» puede resultar contraproducente por una miríada de razones. Siempre animamos a nuestros clientes a elegir unos cuantos flujos de trabajo (por ejemplo, planes de cuidados y tareas o calendario de actividades y notas de progreso) con los que empezar. Haz que tu equipo se sienta cómodo con ellos. Deje que se den cuenta de cuánto tiempo están ahorrando y de lo intuitivo que es. Luego, planifique cómo y cuándo implementar más funciones hasta que todas las funciones deseadas estén listas.

Desarrolle una estrategia de comunicación eficaz

La implementación de un nuevo sistema es muy importante. Es probable que cada departamento o grupo tenga sus propios objetivos únicos que el nuevo software les ayudará a alcanzar. Esto justifica una comunicación personalizada. Al informar a los equipos sobre lo que está por venir, considera la posibilidad de adoptar algún nivel de personalización específico para cada grupo en el que puedas centrarte en sus objetivos. Estas son otras formas en las que puedes fomentar la adopción y la implementación exitosa por parte de los usuarios:

• Sé sincero con el personal y explica el motivo del cambio y por qué has elegido al proveedor que has elegido. Asegúrese de que todos reconozcan los problemas existentes y sepan por qué era necesario un cambio.
• Crea entusiasmo y deseo incentivando y comunicando claramente la beneficios para el personal asistencial.
• Establezca objetivos específicos que generen responsabilidad y unidad entre su personal (es decir, reduzca el tiempo dedicado al papeleo en 1 hora por persona, cada día). Esto proporciona pruebas tangibles de cómo ayuda el software.
• Emplee una variedad de iniciativas de capacitación (sesiones en línea, recorridos de productos de autoformación, un taller al estilo «Almuerza y aprende», entre pares, etc.) para ver qué estilo se adapta mejor a equipos específicos. Lo que aprenda de esto le ayudará más allá de la implementación. ¡También puede informar sobre cómo mantener una adopción exitosa por parte de futuros nuevos empleados!

La implementación de un nuevo sistema nunca es fácil, pero seguir los pasos descritos anteriormente puede ayudar a facilitar la transición.